Bedrijfsstudie
Beschrijven administratieve procedures

Systeemontwikkelprojecten zijn niet zelden het uitvloeisel van een reorganisatie van de bedrijfsprocessen van een organisatie of de optimalisatie van de werkprocessen van de gebruikers. Alhoewel Smart bedoeld is als methode voor systeemontwikkelprojecten, is er uiteraard interactie met de omgeving van het project. De administratieve procedures beschrijven de menselijke en organisatorische handelingen die deel uitmaken van de te automatiseren bedrijfs- en werkprocessen. Het inventariseren van deze procedures zorgt ervoor dat er aandacht is voor de omgeving van het project.

Bovendien levert deze activiteit mogelijk nieuwe actors en use cases op.

Doel

De administratieve procedures gelden als uitgangspunt voor het (her)organiseren van de omgeving van het project.

Stappen

1. Inventariseren administratieve procedures
   Tijdens een productgerichte workshop wordt voor alle use cases nagegaan welke (administratieve) procedures er gelden binnen de omgeving van het project, zoals binnen de organisatie als bij de overige betrokken partijen. Beoordeel hiertoe, samen met de gebruikersvertegenwoordigers de benodigde invoer en de op te leveren uitvoer van de use cases, zoals ingevulde formulieren , te versturen brieven en op te leveren rapportages. Stel steeds de vraag wat nodig is om hieraan te voldoen, vooral met het bedrijfs- of werkproces. Denk bijvoorbeeld aan benodigde goedkeuring of audit trails.
   
   
2. Bijwerken use cases
   Met behulp van de geinventariseerde invoer en uitvoer van de use cases wordt de formulering van de pre- en postcondities van deze use cases uit te breiden. Mogelijk worden bovendien nieuwe actors of use cases gevonden. Voeg deze toe aan de actor catalogus en de desbetreffende use case diagrammen.
   
   
   

Richtlijnen

Ontwikkeling en implementatie
Projecten die worden uitgevoerd door organisaties bestaan niet zelden uit twee delen. In het ene deel wordt de systeemontwikkeling uitgevoerd, die ondersteunend is voor het bedrijfs- of werkproces. Het andere deel van een dergelijk project verzorgt de implementatie van de applicatie in de organisatie. Dit betreft de voorbereiding van de betrokkenen in de organisatie op het (vernieuwde) bedrijfs- of werkproces. Het beschrijven van de administratieve procedures maakt bij dergelijke projecten in het algemeen deel uit van de implementatie van de applicatie, niet van de ontwikkeling van de applicatie.