Haalbaarheidsstudie
Identificeren stakeholders en doelstellingen

Het te automatiseren bedrijfsproces geldt als belangrijkste uitgangspunt voor Smart. Het is dan ook van cruciaal belang om de toekomstige gebruikersvertegenwoordigers te betrekken bij de besluitvorming rond het project. Naast de gebruikersvertegenwoordigers zijn er echter veel meer partijen die belang hebben bij het project. Om het project optimaal te kunnen uitvoeren is het essentieel deze partijen te identificeren. Daarbij wordt bovendien aangegeven hoe er met deze partijen gecommuniceerd gaat worden.

Doel

Het verkrijgen - en behouden - van inzicht in de omgeving van het project en de belangen die rond het project spelen. Bovendien worden de gebruikersvertegenwoordigers geïdentificeerd met wie het project gespecificeerd en gedefinieerd worden. Als de diverse partijen zijn geïdentificeerd kunnen de doelstellingen van het project worden vastgesteld.

Stappen

1. Vaststellen belangen stakeholders
   Bepaal de belangen van alle geïdentificeerde stakeholders in het project. Dit wordt een relevantieanalyse genoemd.
   
   
2. Vaststellen communicatie met stakeholders
   Het is van groot belang gedurende het project met alle stakeholders te communiceren. Geef daarom in een communicatieplan goed aan hoe en hoe vaak er met de desbetreffende stakeholders wordt gecommuniceerd.
   
   
3. Uitvoeren omgevingsanalyse
   Inventariseer alle stakeholders, het liefst op functionarisniveau, in relatie tot het project. Beleg hiertoe een workshop met de initieel betrokkenen bij het project, minimaal bijgewoond door de projectleider, de projectsponsor en de architect.
   
   
4. Identificeren doelstellingen project
   Stel de doelstellingen van het project vast, gerelateerd aan de stakeholders. Het systeemontwikkelproject heeft tot doel om zoveel mogelijk van de vastgestelde doelstellingen te realiseren. Stel de doelstellingen haalbaar en concreet. Dit biedt de mogelijkheid om na afloop van het project het succes ervan te evalueren.
   Let op: voor iedere gebruikersvertegenwoordiger of projectsponsor zullen de belangen verschillend zijn. Noteer deze doelstellingen van het project in kernwoorden, als "klantvriendelijkheid", "medewerkertevredenheid", "terugbrengen uitval".
   Geef een korte, heldere beschrijving van ieder van de doelstellingen van het project. Noteer de doelstellingen en hun beschrijving in het document haalbaarheidsstudie.
   
   

Richtlijnen

De typen stakeholders
Er wordt onderscheid gemaakt in vier typen stakeholders. End users zijn degenen voor wie de applicatie wordt ontwikkeld. Hieruit komen ook de gebruikersvertegenwoordigers voort. Operational users beheren het opgeleverde product. Intermediate users voeren de ontwikkeling van het product uit en bereiden het gebruik en beheer van het product voor. Als vierde categorie wordt the outside environment onderkend.
Het tijdig betrekken van de relevante stakeholders bij het project verhoogt de acceptatiegraad van het uiteindelijk op te leveren product. Daarnaast zal een aantal stakeholders betrokken zijn bij het vaststellen van requirements en functionaliteit. Niet alle stakeholders zullen in gelijke mate betrokken zijn bij het project. Dit zal verschillen per fase. Het opstellen van een communicatieplan draagt ertoe bij dat alle stakeholders betrokken worden en blijven bij het project.

Brown paper
Een techniek die zich uitstekend leent voor het identificeren van de stakeholders en voor het vaststellen van de doelstellingen is een brown paper sessie.